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A 1ª Vara de Família Regional de Alcântara é uma referência na gestão e na inovação para o TJRJ.

Dr.ª Renata de Souza Vivas de Bragança Pimental, Juíza de Direito Titular da 1ª Vara de Família Regional de Alcântara, e Nadelson Costa Nogueira Junior, Técnico de Atividade Judiciária, autores e idealizadores do SIMAPES (Sistema de Medição e Análise da Produtividade e Eficiência dos Servidores Públicos do Poder Judiciário do Estado do Rio de Janeiro). Em 29/05/215.

Dr.ª Renata de Souza Vivas de Bragança Pimental, Juíza de Direito Titular da 1ª Vara de Família Regional de Alcântara, e Nadelson Costa Nogueira Junior, Técnico de Atividade Judiciária, autores e idealizadores do SIMAPES (Sistema de Medição e Análise da Produtividade e Eficiência dos Servidores Públicos do Poder Judiciário do Estado do Rio de Janeiro). Em 29/05/215.

O Tribunal de Justiça do Estado do Rio de Janeiro investe e possui o trabalho contínuo na análise e compreensão da avaliação do seu desempenho, fazendo sua medição e mediação institucional de duas formas: 01 – Centralizada, focalizada, exclusivamente, nos relatórios dos indicadores de eficiência de toda a organização; e 02 – Localizada, quando o magistrado tem o acesso parcial a esses relatórios, aplicando os ajustes necessários no intuito de que as metas sejam alcançadas ou ultrapassadas, fundamentado no princípio da “Autonomia Administrativa”. A 1ª Vara de Família Regional de Alcântara, que está sob a gestão da Dr.ª  Renata de Souza Vivas de Bragança Pimentel, Juíza de Direito titular, desde Abril de 2007, foi escolhida como objeto do estudo do caso, diante do fato de ter sido a serventia que serviu de modelo para a aplicação do SIMAPES (Sistema de medição e análise da produtividade e eficiência dos servidores públicos do poder judiciário do Estado do Rio de Janeiro), sendo a ferramenta replicada para dentro do Sistema de Informação do Tribunal, também conhecido como DCP, servindo de parâmetro para análise e suporte para a avaliação da produtividade individual do servidor e de toda equipe.

Os benefícios do SIMAPES foram percebidos desde o primeiro mês de sua aplicação, tendo em vista que a eficiência e a vigilância estatística das serventias judiciais focalizavam, exclusivamente, o número de processos distribuídos no mês, o número das sentenças elaboradas pelo magistrado, o tempo que o processo ficava na conclusão (no gabinete do Magistrado para análise), sendo o estabelecido o prazo limite de 30 (trinta) dias, e o ciclo de vida do processo desde a distribuição até a sentença, no intuito de cumprir as metas estabelecidas pelo CNJ (Conselho Nacional de Justiça). O DCP do tribunal disponibiliza o Boletim Estatístico do Juiz, que é um mapa estatístico, que apresenta os dados supramencionados, para que o magistrado e seu staff fiquem vigilantes no intuito de que a metas sejam atendidas e/ou ultrapassadas. Nele, também fica disponibilizada a produtividade de cada servidor da serventia, com relatório mensal e anual. Assim, o Magistrado, ou alguém do seu staff, analisam, semanalmente, os números fornecidos pela ferramenta, no intuito de que a produção processual fique equilibrada, os processos não fiquem paralisados por mais de 30 (trinta) ou 60 (sessenta) dias, conectando o gabinete, que é o estratégico da serventia, ao operacional. Logo, o Magistrado consegue medir e simular com a antecedência de meses, a eficiência e o GAP, no processamento integrado, na produção das sentenças e no expediente do arquivamento dos processos sentenciados, através do cruzamento do boletim estatístico com o SIMAPES.  Até 2010, a visão do tribunal estava toda focalizada na produção do Magistrado, ignorando as relações humanas e a produção cartorária. Assim, é correto afirmarmos que a organização possui um conjunto de ferramentas de informação e avaliação do desempenho, que permitem uma visão sistêmica, global e objetiva da situação cartorária.

Assim, não basta ler e ter ciência dos relatórios. Na maioria das vezes, o Magistrado necessita entrar na gestão do cartório de forma profunda e contínua, através da realização das reuniões individuais e em equipe, focalizando motivar, compreender os GAP`s e as relações informais dentro da serventia. Por isso, é normal a realização das reuniões a cada 90 (noventa) dias, ou extraordinariamente, quando necessário. Pois, a equipe precisa compreender que os processos são a representação dos interesses das partes, que buscam uma solução rápida. O cartório precisa se manter estável para que não haja acúmulo processual. Logo, não basta fazer as sentenças e seus respectivos expedientes com celeridade, tendo em vista que os processos precisam ser baixados e arquivados, no intuito de que o boletim estatístico seja reduzido, tornando a serventia eficiente.

Todas as decisões, referentes à gestão cartorária e ao relatório do desempenho, foram baseadas nos resultados e simulações do SIMAPES. Tem sido dessa forma desde o início do projeto. O feedback é contínuo na relação Magistrado, Staff, Responsável pelo Expediente e a equipe dos serventuários.

O Tribunal disponibilizou as ferramentas para a avaliação do desempenho no DCP. Todavia, o preparo para a realização das simulações ainda está na fase inicial, necessitando de uma análise mais profunda da situação por parte do alto escalão na administração. Considerando o princípio da autonomia administrativa do Magistrado em sua serventia, foi diagnosticado que a 1ª Vara de Família Regional de Alcântara faz a leitura contínua dos relatórios, bem como as reuniões periódicas, visando, sempre, o aumento da eficiência, sem que haja a fadiga do servidor. Todavia, essa mesma autonomia, diante de um projeto muito novo, torna o processo de avaliação do desempenho uma ferramenta optativa, dependendo da capacitação e da visão do gestor. Assim, preventivamente, existem departamentos e setores que fazem a vigilância constante nos sistema e alertam parte dos perigos no processamento integrado e no prazo, visando auxiliar a eficiência nas sentenças. Entretanto, não existem alertas de vigilância quanto à produtividade dos servidores.

A maior dificuldade que o Tribunal enfrenta no processo da avaliação do desempenho é o fator motivação, tendo em vista que o plano de carreira do servidor público baseia-se na antiguidade. Todavia, esta serventia teve sorte, desde o início, mantendo seu quadro composto por servidores inovadores e que aceitam os desafios, como forma de crescimento e desenvolvimento profissional, numa relação de reciprocidade.

O Tribunal de Justiça investe na capacitação dos seus gestores, apresentando as ferramentas necessárias na atuação no desempenho das equipes, tanto para os responsáveis pelo expediente (gerentes) e os Magistrados. Os servidores também recebem treinamento anual, e respondem questionários periodicamente.

Por fim, a Corregedoria-Geral de Justiça e Presidência, através do DEIGE e do COMAQ, acompanham os indicadores de eficiência, fazendo a análise e o suporte necessário, trabalhando, conjuntamente, com o DGPES  e o departamento de tecnologia, visando diminuir os GAP´s na organização, além de manter um sistema informal de vigilância sobre os Diretores e Magistrados. Logo, para que o Tribunal de Justiça do Estado do Rio de Janeiro tenha uma melhor avaliação da eficiência dos seus servidores e todo o sistema judicial e administrativo, torna-se imperativo investir na capacitação gestora dos magistrados de forma contínua, aplicando um padrão mínimo de comportamento gestor à categoria, mantendo-se, assim, o princípio da “autonomia administrativa”. Em suma, os magistrados precisam, no geral, compreender a necessidade gestora e sair do modo automatizado dos avisos dos relatórios, objetivando construir a cultura da produtividade pela produtividade, do prazo mínimo para o ciclo de vida dos processos e dos atos, bem como, saírem dos seus respectivos gabinetes para interagirem com o seus subordinados, mesmo que seja, inicialmente, pelos motivos administrativos por si só. Para tal padronização, o Tribunal já possui a EMERJ (Escola de Magistratura), a ESAJ (Escola da Administração da Justiça), o SIGA (Sistema Integrado de Gestão), o SIMAPES, e o modelo de gestão da 1ª Vara de Família Regional de Alcântara e da 2ªVara Cível da Região Oceânica de Niterói, que utilizam os recursos e ferramentas já disponibilizados, indo além na avaliação do desempenho e na gestão da produtividade.

Por fim, o “princípio da estabilidade” do servidor público precisa ser quebrado, para que o operacional da organização seja motivado, enquanto que a avaliação do desempenho tenha sua finalidade aplicada de forma completa, visando o desenvolvimento do funcionário, que tende à acomodação, baseando-se no princípio supramencionado.

Em tempo, diante da análise das ferramentas e das prátias por parte da Organização, se os melhoramentos supramencionados forem aplicados corretamente, o Tribunal de Justiça do Estado do Rio de Janeiro poderá trabalhar com a Avaliação de Desempenho em 360º, com muita facilidade e sem a necessidade da consultoria externa, enquanto que o Magistrado será o avaliador ativo do sistema ou sub-sistemas.

 

Observação: Este artigo faz parte da contextualização e análise do TCC (trabalho de conclusão do curso) de Nadelson Costa Nogueira Junior, em Gestão em RH, na EAD- CNEC.

 

Nadelson Costa Nogueira Junior

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